Plaudから文字起こしを書き出すとき、TXT、SRT、DOCX、PDFのどれを選べばよいのでしょうか。
結論は、検索・再利用ならTXT、字幕ならSRT、共同編集ならDOCX、配布・確認版ならPDFです。 原音照合が必要ならタイムスタンプを含め、発言者が重要なら共有前に話者ラベルを確認します。全部の形式を保存するのではなく、利用目的、保存先、保持期限から必要なものだけを選びます。
まず用途から形式を選ぶ
Plaud公式ヘルプでは、文字起こしをTXT・SRT・DOCX・PDFで書き出せます。書き出し時にタイムスタンプと話者ラベルを含めるか選べます。
| 目的 | 最初の候補 | 理由 | 注意 |
|---|---|---|---|
| テキスト検索、別ツールへの貼り付け | TXT | 軽量で余分な装飾が少ない | レイアウトや正式文書の見た目は残りにくい |
| 動画字幕、発言時刻の受け渡し | SRT | 時刻情報を持つ字幕形式 | 正式議事録の編集には向きにくい |
| 担当者が修正・コメント | DOCX | Wordや対応ツールで編集しやすい | 編集版と確定版の区別が必要 |
| 閲覧・印刷・承認用の固定版 | 見た目を保って配布しやすい | 共同編集には向かない |
形式は正確性を保証しません。PDFにしても話者名や数字が間違っていれば誤った固定版です。書き出す前に原音と照合します。
TXTは検索と再利用に向く
TXTは文字装飾の少ないプレーンテキストです。会議記録からキーワードを検索する、社内の承認済み文書へ必要箇所を移す、別の編集工程へ渡す場合に扱いやすい形式です。
向く条件は次のとおりです。
- 見た目より本文を再利用したい。
- 軽いファイルで長期検索したい。
- 特定のワープロへ依存しない形で保管したい。
タイムスタンプが不要な最終メモなら外せます。一方、発言箇所を原音へ戻って確認する運用では、タイムスタンプを残した版も検討します。個人名を含める必要がなければ、話者ラベルを外した要約だけで目的を満たせないか確認してください。
SRTは字幕と時刻確認に向く
Plaud公式は、SRTをタイムスタンプを含む字幕形式として案内しています。動画編集や字幕ツールへ取り込む場合、発言と時刻を結びつけやすい形式です。
ただし、SRTは「会議の正式議事録」として読みやすい形式ではありません。字幕用途では、次を別に確認します。
- 発言時刻が原音・動画と合うか。
- 一行が長すぎず、読み切れる区切りか。
- 固有名詞、数字、否定表現が正しいか。
- 公開許可のない発言や個人情報が残っていないか。
- 動画の公開範囲と字幕の公開範囲が一致するか。
文字起こしをSRTへ変えただけで、字幕の品質・権利・同意確認が完了したことにはしません。
DOCXは共同編集、PDFは確認版に向く
会議後に担当者が表現を直し、コメントを付け、決定事項を確定するならDOCXが候補です。編集担当、承認者、確定日を文書側で管理します。
PDFは配布・印刷・承認用の固定版に向きます。Plaud Appに直接印刷機能はなく、公式ヘルプは文字起こしまたは要約をPDF・DOCXで書き出し、ファイルビューアやパソコンから印刷する方法を案内しています。
実務では次の2段階に分けると混乱を減らせます。
| 段階 | 形式例 | 状態 |
|---|---|---|
| 編集中 | DOCX | 誤り修正、確認コメント、承認待ち |
| 確定後 | 確定日、承認者、保存先を明確化 |
Plaudから出した直後のPDFを正式版と呼ばず、人が原音・参加者・決定事項を確認した後で確定します。
音声・要約・マインドマップは別に選ぶ
Plaud公式の対応形式は、コンテンツごとに異なります。
| コンテンツ | Plaud Appの公式対応形式 | 使いどころ |
|---|---|---|
| 音声 | MP3、WAV | 原音の保管・再生と内容照合。証拠としての扱いは利用目的や状況による |
| 文字起こし | TXT、SRT、DOCX、PDF | 検索、字幕、編集、配布 |
| 要約 | TXT、Markdown、DOCX、PDF | 決定事項・行動項目の確認 |
| マインドマップ | PNG、Markdown | 全体像の参照、テキストアウトライン |
公式ヘルプによると、Plaud Webの音声書き出しはMP3で、WAVはPlaud Appで利用できます。また、マインドマップのPNG・Markdownは編集可能なマインドマップとして再度開く形式ではなく、共有・参照用です。
原音、全文、要約、マインドマップを一式で渡す必要は通常ありません。相手が行動項目だけを確認するなら、確認済み要約だけで足りる場合があります。
タイムスタンプと話者ラベルを付ける条件
文字起こしの書き出しでは、タイムスタンプと話者ラベルの有無を選べます。
| オプション | 付けるとよい場合 | 外すことを検討する場合 |
|---|---|---|
| タイムスタンプ | 原音照合、字幕、監査、発言位置の確認 | 読みやすい要約だけを配る |
| 話者ラベル | 担当・合意・反対意見の帰属が必要 | 実名が不要、匿名化したい |
話者ラベルを含めるなら、Plaudの話者名が違うときの修正手順で共有前に確認します。自動で付いた名前を本人確認済みと扱いません。
WORK EDITの保存セット例
これはPlaud公式が指定する保存方式ではなく、目的別に過不足を減らすWORK EDITの提案です。
社内の確定議事録
- 編集中: DOCX。
- 確定版: PDF。
- 原音: 組織ルールで必要な期間だけ、承認済み保存先へ。
- 話者: 担当と決定の確認に必要な範囲。
動画字幕
- 字幕編集: SRT。
- 原音照合: MP3またはWAV。
- 公開前: 発言許可、固有名詞、数字、個人情報を確認。
個人の検索メモ
- 本文: TXT。
- 必要なら確認済み要約: MarkdownまたはTXT。
- 第三者の音声・実名: 不要なら保存しない。
書き出し後の管理を決める
ファイルをPlaudの外へ出すと、Plaud側の共有停止だけでは回収できません。次を決めてから書き出します。
- 保存先は組織が承認しているか。
- 閲覧・編集できる人は誰か。
- ファイル名に個人情報や機密名を入れてよいか。
- 編集中と確定版をどう区別するか。
- いつ誰が削除するか。
- バックアップにも同じ保持期限を適用できるか。
個人情報保護委員会は、個人を識別できる音声が個人情報に該当し得ると案内しています。形式変換しても、内容の個人情報性が消えるわけではありません。
次にすること
書き出し画面を開く前に、用途を「検索」「字幕」「共同編集」「固定版」のどれか一つへ分けてください。
- 検索: TXT。
- 字幕: SRT。
- 共同編集: DOCX。
- 固定版: PDF。
次にタイムスタンプと話者ラベルが必要か決めます。相手が保存する必要がなく、閲覧だけで足りるなら、ファイルを増やさず公開リンク・招待との使い分けへ戻ってください。解約前の保管判断はPlaudを解約すると録音は消えるかで確認できます。
